Tutustu artikkelisarjani ensimmäiseen artikkeliin: Poimintoja HE-luonnoksesta ilmoittajansuojelulaiksi.
Kuka voi vastata ilmoituksen käsittelystä?
Ilmoituksen käsittelystä (ja siten myös ilmoituksen paikkansapitävyyden selvittelystä) voi vastata tähän tehtävään nimetty henkilö, joka voi hoitaa tehtävänsä puolueettomasti ja riippumattomasti. Muutoin organisaatio määrittelee vastuuhenkilöiden pätevyysvaatimukset, tehtävät, toimivaltuudet ja suunnittelee menettelytavat ilmoitusten käsittelyyn.
Vastuunjakoon ja vastuullisten nimeämiseen on syytä kiinnittää huomiota. Ilmoituksen käsittelyyn voi liittyä monenlaisia toimia, joiden toteuttamistavoista organisaatioiden tulee tehdä selkeä päätös. Toimiin voi kuulua esimerkiksi tutkimussuunnitelman laadintaa, yhteydenpitoa (kuten lisätietopyynnöt), kuulemista ja muita tapoja kerätä todisteita tai tutkia asiaa, johtopäätösten tekoa, rikkomuksiin puuttumista (ml. poliisitutkintaan saattaminen), tilastointia ja raportointia, menettelyiden asianmukaisuuden valvontaa (esimerkiksi ilmoituskanavan toiminnan, vastatoimien kiellon toteutumisen ja rikkomuksiin puuttumisen valvonta) sekä sisäistä ja ulkoista viestintää. Ilmoituksen käsittelystä vastaavalla henkilöllä ei välttämättä ole tarvittavaa kelpoisuutta päättää näistä kaikista asioista, kuten esimerkiksi siitä toimenpiteestä, jolla rikkomukseen halutaan puuttua. Tällöin ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön tulee siirtää asia organisaation johdolle tai sellaiselle muulle henkilölle, joka voi tehdä päätöksen toimenpiteestä arvioituaan ensin tilannetta.
Vastuunjaosta ja vastuullisten nimeämisestä
Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö tai henkilöt on nimettävä riippumatta siitä, miten ilmoituskanava on toteutettu (organisaatio ja/tai ulkoinen palveluntuottaja). Ilmoituksia saavat käsitellä vain tähän tehtävään nimetyt henkilöt.
Organisaation on koulutettava käsittelystä vastaavia ja huolehdittava ilmoituskanavan ylläpitämisestä.
Organisaation koon vaikutus
Hallituksen esityksen mukaan pienemmissä organisaatioissa ilmoitusten käsittelystä vastaava henkilö voi olla esimerkiksi sellainen työntekijä, jolla on asemansa puolesta edellytykset raportoida suoraan organisaation johdolle, kuten lainsäädännön noudattamisesta, henkilöstöasioista taikka sisäisestä tarkastuksesta vastaava johtaja, talousjohtaja tai hallituksen jäsen. Pienemmissä organisaatioissa ilmoitusten käsittelystä vastaavien henkilöiden puolueettomuus- ja riippumattomuusvaatimuksen täyttämiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota jo yksin organisaation koon vuoksi. Näin varsinkin, jos organisaatiossa ei ole mahdollisuutta nimetä tehtävään useita eri henkilöitä.
Suurissa organisaatioissa on puolestaan muistettava esitysluonnoksen mukainen resurssien jakamista koskeva rajoitus. Jos organisaatiossa on vähintään 250 työntekijää, resurssien jakaminen ei ole sallittua.
Lisäksi suurissa organisaatioissa on muistettava, että silloinkin, kun resurssien jakaminen on mahdollista, kullakin resurssien jakamiseen osallistuvalla organisaatiolla on salassapitovelvollisuus sekä velvollisuus antaa palautetta ja tarvittaessa puuttua ilmoitettuun rikkomiseen.
Kuinka monta ilmoitusten käsittelijää pitää olla?
Laissa ja hallituksen esityksessä ei ole otettu kantaa siihen, kuinka monta henkilöä organisaation tulee nimetä tehtävään. Tästä huolimatta esimerkiksi vain yhden henkilön nimeämistä tehtävään on pidettävä ongelmallisena. Jos tällaisella henkilöllä on liityntä esimerkiksi ilmoituksen kohteena olevaan asiaan tai sen kohteena olevaan henkilöön, esitysluonnoksen mukainen vaatimus henkilön puolueettomuudesta ja riippumattomuudesta ei täyty.
Tällaisessa tilanteessa on myös mahdollista, että tehtävään nimetty henkilö ei saata ilmoitusta organisaation johdon tietoon tai että ilmoituksen kohteena olevaan asiaan ei puututa lainkaan tai ei ainakaan asianmukaisesti. Mahdollinen seuraus tällaisessa tilanteessa on myös se, että ilmoittaja ei tietoisena ilmoitusten käsittelystä vastaavasta henkilöstä tee lainkaan ilmoitusta. Intressiristiriitojen ehkäisemiseksi sekä puolueettomuuden ja riippumattomuuden takaamiseksi on suositeltavaa, että tehtävään nimetään useampia henkilöitä ja ainakin enemmän kuin yksi riippumatta siitä, miten ilmoituskanava on toteutettu (organisaatio ja/tai ulkoinen palveluntuottaja).
Muiden asiantuntijoiden käyttäminen ilmoitusten käsittelyssä
Ilmoituksen käsittelystä vastaavien henkilöiden nimeämisen lisäksi organisaatio tai ulkoinen palveluntuottaja voi nimetä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi tarvittavia asiantuntijoita.
Terhi Lehtopolku
Kirjoittaja, asianajajamme Terhi Lehtopolku käsittelee whistleblowing-direktiiviä koskevissa artikkeleissaan muun muassa WBD:stä seuraavia velvollisuuksia, ilmoituskanavan toteuttamistapoja ja sitä, kuka voi tehdä ilmoituksen.
Tutustu Lehtopolun kirjoittamiin Whistleblowing-artikkeleihin:
Oletko valmis – Whistleblower-direktiivi tulee
Miksi Whistleblowing-ilmoituskanavaan kannattaa panostaa?
Whistleblower-direktiivi / velvollisuudet ja vastuut
Whistleblower-ilmoituskanavan toteuttamistavat ja käyttöönottoon valmistautuminen
Whistleblower-direktiivi – ilmoituksen tekijät ja tekijöiden suoja
Poimintoja HE-luonnoksesta ilmoittajansuojelulaiksi
Tarpeena Whistleblowing-kanava?
Tutustu HH Partnersin WhistleSafe®-palveluun.
