Kuva: Unsplash / Alessia Cocconi
Tämä artikkeli on uutta hallituksen esitystä ja siihen perustuen hyväksyttyä ilmoittajansuojelulakia käsittelevän artikkelisarjani kolmas artikkeli.
Tutustu sarjan aikaisempiin artikkeleihin:
1. Poimintoja HE-luonnoksesta ilmoittajansuojelulaiksi
2. Ilmoittajansuojelulaki – kuka voi vastata ilmoituksen käsittelystä?
Ilmoituksen käsittelyn eteneminen
Lyhyesti ja yksinkertaistaen, ilmoituksen käsittelyn eri vaiheet voidaan jakaa seuraavasti:
1. Ilmoituksen vastaanottaminen
Vastaanotettu ilmoitus pitää aina kirjata esimerkiksi asianhallintarekisteriin tai rekisteröitävä muulla tavalla.
Jos suullinen ilmoittaminen on mahdollista, se on voitava tehdä puhelimitse tai muun ääniviestijärjestelmän kautta ja ilmoittajan pyynnöstä kohtuullisen ajan kuluessa järjestettävässä henkilökohtaisessa tapaamisessa. Tätä velvollisuutta ei ole, mikäli organisaatio ottaa vastaan ilmoituksia vain kirjallisesti.
Mahdollisesta henkilökohtaisesta tapaamisesta pitää laatia pöytäkirja. Ilmoittajalle on varattava mahdollisuus tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirja. Suullinen ilmoitus voidaan tallentaa ilmoittajan suostumuksella.
Ilmoittajalle on toimitettava vastaanottoilmoitus 7 päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta.
2. Tutkinta
Ilmoituksen vastaanottamisen jälkeen on selvitettävä, kuuluuko ilmoitus lain aineellisen soveltamisalan piiriin. Jos ei kuulu (eikä organisaatio ole laajentanut soveltamisalaa itse), niin tästä ja käsittelyn lopettamisesta on kerrottava ilmoittajalle. Jos taas ilmoitus kuuluu lain aineellisen soveltamisalan piiriin, niin on selvitettävä, onko ilmoitus aiheellinen/paikkansapitävä.
Ilmoituksen paikkansapitävyyden selvittelyllä tarkoitetaan mitä tahansa toimenpidettä, jonka ilmoituksen vastaanottaja toteuttaa arvioidakseen ilmoituksessa esitettyjen väitteiden paikkansapitävyyttä. Käytännössä työvaihe pitää sisällään tavanomaisesti ainakin:
1) yhteydenpitoa ilmoittajaan, ml. erityisesti vastaanottoilmoituksen ja palautteen antaminen sekä mahdollisten lisäkysymysten esittäminen;
2) mahdollisesti eri henkilöiden kuulemista salassapitovelvoitteet huomioon ottaen; ja
3) johtopäätösten tekemistä siitä, onko rikkominen tapahtunut vai ei.
Selvittelyä suoritettaessa on muistettava erityisesti salassapitovelvollisuus, yksityisyyden suoja sekä muusta lainsäädännöstä, kuten työ- ja tietosuojalainsäädännöstä, seuraavat rajoitukset (esimerkiksi työntekijän sähköpostien lukuoikeutta koskevat rajoitukset). Samoin selvittelyä suoritettaessa on muistettava vastatoimien kielto sekä kolmen (3) kuukauden lähtökohtainen aikaraja (aika, jonka kuluessa ilmoittajalle tulee ilmoittaa toimista, joihin rikkomisen perusteella on ryhdytty tai aiotaan ryhtyä).
3. Rikkomiseen puuttuminen
Hallituksen esityksessä on annettu useita esimerkkejä tavoista puuttua rikkomisiin. Selvittelyn lopettaminen voi olla riittävä toimenpide tilanteessa, jossa:
- rikkomisesta ei saada riittävästi selvitystä; tai
- rikkominen on vähäinen ja menettely mahdollisesti jo lopetettu.
Selvittelyn lopettamisesta huolimatta ilmoittajalle on lähtökohtaisesti tiedotettava kyseisestä päätöksestä sekä sen perusteluista.
Muita tapoja puuttua rikkomiseen ovat:
- henkilöstön ohjeistaminen oikeanlaisesta menettelystä;
- rikkomiseen johtaneiden käytänteiden muuttaminen;
- tuotantomenetelmissä olevien virheiden korjaaminen tai vaarallisen tuotteen takaisinveto markkinoilta, jos kyse on esimerkiksi tuoteturvallisuuteen liittyvästä rikkomisesta;
- turvallisuutta vaarantavan menettelyn tai vian korjaaminen tai ilmoittaminen vaaratilanteesta viranomaiselle, jos kyse on esimerkiksi liikenneturvallisuuteen liittyvästä rikkomisesta; ja
- tuen takaisin perintä, jos kyse on esimerkiksi valtiontukisääntelyyn liittyvästä rikkomisesta.
Hallituksen esityksessä ei ole edellytetty työ- tai virkasuhteeseen liittyviä toimia, kuten rikkomukseen syyllistyneen henkilön irtisanomista. Työ- tai virkasuhteeseen liittyviin toimiin ryhtyminen jää organisaatioiden harkintaan erityisesti laista, työ- ja virkaehtosopimuksista ja organisaatioiden omista käytänteistä seuraavin rajoituksin.
Puuttumisessa on muistettava muun ohella ilmoittajan mahdollinen vastuuvapaus, vastatoimien kielto ja yllä mainittu kolmen (3) kuukauden lähtökohtainen aikaraja. Käsittelen tätä seuraavaksi
4. Tiedon antaminen ilmoittajalle toimista, joihin rikkomisen perusteella on ryhdytty tai aiotaan ryhtyä
Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on annettava ilmoittajalle kolmen (3) kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottoilmoituksen toimittamisesta tieto siitä, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella toteutetaan. Jos vastaanottoilmoitusta ei ole toimitettu, toimenpiteistä on kerrottava kolmen (3) kuukauden kuluessa siitä, kun ilmoituksen vastaanottoilmoitusta koskeva 7 päivän määräaika on päättynyt.
Tiedon antamisella tarkoitetaan tietoa siitä, miten rikkomukseen on puututtu tai aiotaan puuttua siinä määrin kuin mahdollista salassapitovelvoitteet huomioon ottaen. Jos toimenpiteitä vasta suunnitellaan, niin on kerrottava tästä. Jos ilmoitus ei ole selvittelyn perusteella paikkansapitävä ja/tai aiheellinen, niin tästä ja käsittelyn lopettamisesta on annettava tieto ilmoittajalle.
Tiedon antamisessa on muistettava erityisesti salassapitovelvoitteet, mutta myös se, että tietojen antamisesta ei saisi aiheutua haittaa esimerkiksi mahdollisille viranomaisten selvitys- ja tutkintatoimille tai ilmoituksen kohteena olevan henkilön oikeuksille.
Terhi Lehtopolku
Kirjoittaja, asianajajamme Terhi Lehtopolku käsittelee whistleblowing-direktiiviä koskevissa artikkeleissaan muun muassa WBD:stä seuraavia velvollisuuksia, ilmoituskanavan toteuttamistapoja ja sitä, kuka voi tehdä ilmoituksen.
Tutustu Lehtopolun kirjoittamiin Whistleblowing-artikkeleihin:
Oletko valmis – Whistleblower-direktiivi tulee
Miksi Whistleblowing-ilmoituskanavaan kannattaa panostaa?
Whistleblower-direktiivi / velvollisuudet ja vastuut
Whistleblower-ilmoituskanavan toteuttamistavat ja käyttöönottoon valmistautuminen
Whistleblower-direktiivi – ilmoituksen tekijät ja tekijöiden suoja
Poimintoja HE-luonnoksesta ilmoittajansuojelulaiksi
Ilmoittajansuojelulaki – kuka voi vastata ilmoituksen käsittelystä?
Tarpeena Whistleblowing-kanava?
Tutustu HH Partnersin WhistleSafe®-palveluun.
