Kuva: Kaffeebart / Unsplash
Liikesalaisuuden haltija on keskeisessä asemassa sen kannalta, että liikesalaisuussuoja pysyy voimassa eikä sitä menetetä. Liikesalaisuuslain mukaan liikesalaisuuden laillisen haltijan on tullut ryhtyä kohtuullisiin toimenpiteisiin tiedon suojaamiseksi, jotta sitä voitaisiin pitää liikesalaisuutena. Tämä edellyttää liikesalaisuuden haltijalta aktiivisia toimenpiteitä tiedon pitämiseksi salassa. Mikäli tieto tulee julkiseksi, menettää se asemansa liikesalaisuutena.
Kohtuulliset toimenpiteet tiedon suojaamiseksi
Tiedon salassapitoon tähtäävien toimenpiteiden kohtuullisuuden osalta tehdään tapauskohtaista arviointia. Laki ei aseta edellytyksiä sille, mihin muotoon tieto on taltioitu. Myös muistinvarainen tieto voi olla liikesalaisuus, mutta se tulee erottaa ammattitaidosta. Se, mihin muotoon tieto on taltioitu vaikuttaa siihen, kuinka tietoa voidaan käytännössä suojata.
Toimenpiteiden kohtuullisuuden osalta on katsottu, että pelkästään tiedon passiivinen levittämättä jättäminen ja tiedon pysyminen salaisena sen vuoksi ei riittäisi arvioitaessa sitä, onko lain edellytys tullut täytetyksi. Se, millaisia toimenpiteitä tämän toimintavelvoitteen täyttymiseksi kulloinkin vaaditaan, jää viimekädessä tuomioistuimen arvioitavaksi.
Erilaiset suojakeinot ja sopivien suojakeinojen valinta
Liikesalaisuuden kohteena olevan tiedon laatu ja taltiointitapa vaikuttaa siihen, millaisiin toimenpiteisiin sen suojaamiseksi voi ja tulee ryhtyä. Suojakeinot voidaan jakaa fyysisiin, teknisiin ja sopimuksellisiin keinoihin.
Fyysisiä keinoja ovat esimerkiksi:
- kulun rajoittaminen ja sen seuraaminen tiloihin, joissa liikesalaisuuksia käsitellään ja säilytetään;
- pääsyn rajoittaminen tuotantolaitokselle tai muuhun tilaan, kuten toimistoon, jossa luottamuksellista tietoa sisältäviä asioita voidaan havainnoida tai saada haltuun; ja
- liikesalaisuuksia sisältävien fyysisten kopioiden merkitseminen salaiseksi.
Teknisillä keinoilla puolestaan pyritään rajaamaan pääsyä sähköisessä muodossa ilmenevään tai taltioituun tietoon. Tällaisia keinoja ovat esimerkiksi:
- salasanat ja sähköiset varmenteet;
- pääsyoikeudet;
- salassa pidettävien tietojen taltioiminen sellaiseen muotoon ja sijaintiin, jonka pääsyä on rajoitettu;
- kopiointi- ja muokkausoikeuksien rajoittaminen; ja
- lokitietojen, eli esimerkiksi sen, kuka on viimeksi avannut, ladannut tai tallentanut tiedoston, seuraaminen.
Sopimukselliset keinot tulevat kyseeseen erityisesti suhteessa kolmansiin ja työntekijöihin. Näistä tyypillisiä esimerkkejä ovat salassapitosopimukset ja erilaisiin sopimuksiin sisältyvät salassapitolausekkeet.
Käytännössä erilaiset suojakeinot usein myös täydentävät toisiaan, joten niitä kannattaakin yhdistellä tiedon asianmukaisen suojaamisen varmistamiseksi ja pääsyn rajoittamiseksi.
Suojakeinojen ohella myös tiedon jakamista koskevat ohjeistukset ja käytänteet ovat keskeisessä asemassa sen osalta, miten laajasti ja millä perusteella tietoa saadaan jakaa.
Liikesalaisuuden suojaaminen jaettaessa liikesalaisuuden kohteena olevaa tietoa
Jaettaessa liikesalaisuuksia koskevaa tietoa oman organisaation ulkopuolelle, tulee noudattaa erityistä huolellisuutta. Salassapitosopimukset ja -ehdot ovat keskeisiä työkaluja jaettaessa luottamuksellista tietoa kolmansille. Niiden lisäksi on kuitenkin myös syytä huomioida se, kuinka, missä laajuudessa ja missä muodossa tietoa jaetaan. Esimerkiksi alihankinta voi edellyttää liikesalaisuuden jakamista kolmannelle. Tällöin on syytä varmistua salassapitosopimuksen oikea-aikaisesta tekemisestä ennen kuin luottamuksellista tietoa aletaan jakamaan. Salassapitosopimuksin voidaan suojata myös muuta luottamuksellista tietoa, joka ei täytä liikesalaisuuden edellytyksiä.
Liikesalaisuuden suojaaminen organisaation sisällä
Erityisesti suhteessa työntekijään työsopimukseen voidaan sisällyttää salassapitoa koskeva ehto. Sopimuksellisia keinoja voidaan täydentää työntekijöitä koskevalla perehdytyksellä, mikä onkin keskeistä sen osalta, että työntekijät tietävät organisaation toimintatavat liikesalaisuuksien identifioinnin, käsittelyn ja suojaamisen osalta. Liikesalaisuusohjesääntö ja sitä tukeva koulutus onkin tärkeä työkalu organisaatioissa tätä tehtävää tukemaan. Hyvä nyrkkisääntö on, että tietoa tulisi jakaa vain siinä laajuudessa kuin työntekijän kulloisenkin työtehtävän tekeminen edellyttää.
Salassapito ja sen jatkuvuus tulee huomioida myös uusien työntekijöiden tullessa osaksi organisaatiota ja osana exit-prosessia. Myös siitä, etteivät uudet työntekijät oikeudettomasti tuo, käytä ja ilmaise entisen työnantajansa liikesalaisuuksia uudessa työpaikassaan tulee huolehtia.
Pauliina Rajala
Artikkelisarjassamme kuvaamme usein esille nousevia kysymyksiä ja/tai haastavia tilanteita liikesalaisuuksiin liittyen.
- Mikä on liikesalaisuus? –artikkeli on liikesalaisuuksiin keskittyvän artikkelisarjamme ensimmäinen osa.
- Artikkelisarjan toinen osa on ”Liikesalaisuus suojamuotona”.
- Kolmannessa osassa ”Miten suojaan liikesalaisuuteni?” käsitellään käytännön toimenpiteitä tiedon salassa pitämiseksi.
HH Partners hoitaa liikesalaisuuksiin liittyviä toimeksiantoja, mukaan lukien liikesalaisuuksiin liittyvät sopimus- ja riita-asiat. Lisäksi konsultoimme asiakkaitamme esimerkiksi heidän strategiaansa ja sisäisiä ohjeistuksiaan koskevissa asioissa, kuten liikesalaisuusohjesääntöjä tehtäessä tai yleisemmin toiminnan suunnitteluun liittyvissä kysymyksissä.
Kirjoittaja:
Kirjoittaja Pauliina Rajala työskentelee HH Partnersin IPR-tiimissä lakimiehenä painopistealueinaan liikesalaisuudet, immateriaali- ja markkinointioikeudelliset sopimus-, riita- ja rikosasiat sekä tavaramerkkiasiamiestehtävät. Pauliina on suorittanut tuomioistuinharjoittelun ja hänellä on kokemusta myös käräjätuomarina toimimisesta. Pauliina toimii Muotioikeuden yhdistys ry:n hallituksen jäsenenä.
