Julkisten organisaatioiden, rahoitusalan yritysten ja jokaisen vähintään 250 työntekijän yksityisen organisaation tulee täyttää Whistleblower-direktiivin (”WBD”) vähimmäisvaatimukset 17.12.2021 tai aikaisemmin. Vähimmäisvaatimusten täyttäminen edellyttää konkreettisia toimia jokaiselta soveltamisalan piirissä olevalta organisaatiolta.
Organisaatioiden pitää ottaa käyttöön vaatimusten mukainen ilmoituskanava. Tämä vaatimus tulee myöhemmin koskemaan myös 50 työntekijän ja sitä suurempia organisaatioita.
Uskottava ilmoituskanava tarjoaa organisaatiolle vähintään kolmen kuukauden ajan etuoikeuden tietoon ja tätä kautta mahdollisuuden ryhtyä sisäisesti tarvittaviin korjaus- ja parannustoimiin.
Mikä Whistleblower-direktiivi on – miksi sitä tarvitaan?
Whistleblower-direktiivi (EU) 2019/1937, on direktiivi niiden henkilöiden suojelusta, jotka ilmoittavat organisaatioissa tapahtuneista Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisista. Todennäköisesti direktiivi implementoidaan Suomessa niin, että se kattaa myös vähintäänkin osan Suomen lainsäädännön rikkomisista.
Tavoite: Tehostaa EU:n useisiin eri oikeudenaloihin kohdistuvien väärinkäytösten paljastamista ja tätä kautta ehkäistä näitä väärinkäytöksiä samoin kuin näistä väärinkäytöksistä EU-alueella aiheutuvia tulonmenetyksiä. Toimiva WBD:n mukainen ilmoituskanava suojaa kohdeorganisaatiota antamalla sille ensimmäisenä tiedon organisaatiota koskevasta ongelmasta ja mahdollisuuden korjata tällainen ongelma.
Keinot: Suojata väärinkäytösten ilmoittajia luomalla heille EU-tasolla voimassa oleva yhdenmukainen vähimmäissuoja. Tähän liittyy tietoturvallisen ja anonyymin ilmoituskanavan sekä uskottavan ilmoitusten käsittelyprosessin käyttöönotto.
Syy: Ilmoittaja ottaa aina riskin siitä, että ilmoitus ja sen seuraamukset eivät miellytä kaikkia ja, että ilmoittajaan tai hänen lähipiiriinsä kohdistetaan ilmoituksen vuoksi vastatoimia. Vastatoimi voi olla esimerkiksi ilmoittajan irtisanominen.
Milloin WBD tulee saattaa kansallisesti voimaan ja mitä organisaatioita sääntely koskee?
Ellei Suomessa säädetä kansallisesti tiukemmin:
- Viimeistään 17.12.2021 WBD:n mukaiset vähimmäisvaatimukset tulevat koskemaan kaikkia julkisen sektorin oikeushenkilöitä sekä vähintään 250 työntekijän yksityisen sektorin oikeushenkilöitä sekä kaikkia rahoitusalalla toimivia yrityksiä.
- Kahden vuoden siirtymäajan jälkeen eli 17.12.2023 alkaen WBD:n vähimmäisvaatimukset tulevat lisäksi koskemaan kaikkia 50-249 työntekijän yksityisen sektorin oikeushenkilöitä.
Ellei Suomessa säädetä kansallisesti tiukemmin, niin WBD antaa ilmoittajille suojaa vain ilmoitusten kohteena olevien väärinkäytösten kohdistuessa tietyille WBD:ssä määritellyille aloille. Näitä aloja ovat esimerkiksi seuraavat:
- julkiset hankinnat;
- rahoituspalvelut, -tuotteet ja -markkinat sekä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen ehkäiseminen;
- tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus;
- liikenneturvallisuus, ympäristönsuojelu ja kuluttajansuoja;
- yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus;
- kilpailuoikeus ja valtiontukisääntely; sekä
- yhteisöverosääntely ja järjestelyt, joiden tarkoituksena on saada yhteisöverolainsäädännön vastaista veroetua.
Syyt panostaa toimivaan ilmoituskanavaan
Ilmoituskanavassa ei ole kyse pelkästään lakisääteisten velvollisuuksien noudattamisesta. Ilmoituskanavan käytöstä hyötyvät kaikki osapuolet.
Organisaation kannalta ehkä tärkein hyöty on organisaation saama etuoikeus tietoon. Jos organisaation ilmoituskanava ja ilmoitusten käsittelyprosessi ovat WBD:n ja kansallisen sääntelyn mukaisia ja siten uskottavia, organisaatio saa vähintään kolmen kuukauden ajan etuoikeuden tietoon ja tätä kautta mahdollisuuden ryhtyä sisäisesti tarvittaviin korjaus- ja parannustoimiin. Mikäli toimiin ei ryhdytä, tai kanava/prosessi ei ole säädösten mukainen, ilmoittaja voi tiettyjen edellytysten täyttyessä tehdä ilmoituksen viranomaiselle ja jopa julkisuuteen, saaden silti saman suojan. Mikäli organisaatiossa on piilevä ongelma, sen johto ja omistajat haluavat saada ensimmäisenä ja nopeasti tiedon tällaisesta ongelmasta, jotta ongelman laajentuminen ja jatkuminen voidaan estää ja jopa korjata ongelma.
Syitä käyttää ulkoista palveluntarjoajaa
Ilmoituskanava on mahdollista toteuttaa sisäisesti tai ulkoisesti. Itse kanavan tekninen toteutustapa voi olla sisäinen tai ulkoinen. Lisäksi kanavan kautta tulevien ilmoitusten käsittely voidaan toteuttaa ulkoisilla tai sisäisillä resursseilla. Päätökset jatkotoimista täytyy kuitenkin organisaation tehdä itse.
Ulkoiseen käsittelyprosessiin liittyy tiettyjä selkeitä etuja:
- Organisaation ulkoinen toteutus antaa lähtökohtaisesti sisäisesti järjestettyä paremmat mahdollisuudet anonymiteetille ja riippumattomuudelle tarjoamalla organisaatiosta riippumattoman väylän ilmoituksen tekemiseen. Ilmoittaja kokee ilmoituksen tekemisen turvallisemmaksi, koska ilmoituksen käsittelijänä on oman kohdeorganisaation ulkopuolinen toimija. Tämä on omiaan lisäämään ilmoitusten käsittelyprosessin uskottavuutta ja laskemaan kynnystä aitojen ilmoitusten tekemiseen.
- Oikein valittu palveluntarjoaja.
- Vastaa siitä, että ilmoituskanava ja toiminta täyttää WBD:n vaatimukset.
- Tuo oikeudellista asiantuntemusta ilmoitusten käsittelyyn ja jatkotoimenpiteistä päättämiseen.
- Tarjoaa tarvittavat henkilöresurssit ja mahdollisesti myös käytettävän teknologian, kuten ilmoitusalustan.
- Tarjoaa käyttöönottoon tarvittavan dokumentaation sekä avustaa tarvittavien päätösten tekemisessä.
- Mahdollistaa sen, että organisaatio voi keskittyä ydinosaamiseensa ja tuottavaan liiketoimintaan.
- WBD:n ilmoituskanavaa ja prosessia koskevat vaatimukset edellyttävät järjestelmän uskottavuutta.
- Ulkoisen palvelun tarjoajan odotettavasti laajempi käyttäjäkunta auttaa muotoilemaan ilmoituskanavan kysymykset niin, että ne tukevat ilmoituskanavan tavoitteita.
Ulkoisesta ilmoituskanavaa käytettäessä kohdeorganisaatio tekee edelleen päätökset ilmoitusten käsittelystä ja ilmoitusten edellyttämistä toimenpiteistä. Ulkoinen palveluntarjoaja toimii asiakasorganisaation määrittelemien käytäntöjen ja prosessien mukaisesti.
Ulkoiseen tekniseen alustaan liittyy seuraavia etuja:
- Ulkoinen teknologinen alusta, joka palvelee useita samassa tilanteessa olevia asiakkaita, voi olla tietoturvan ja käytänteiden näkökulmasta uskottavuudessa ylivoimainen sisäisesti kehitettyyn alustaan nähden. Tällöin saa parhaimman varmuuden siitä, että direktiivin vaatimukset on täytetty.
Syitä olla käyttämättä ulkoista palveluntarjoajaa
Ulkoinen palveluntarjoaja tuo omat toimintatapansa. Mikäli nämä eivät istu organisaatiolle, voi olla syytä vaihtaa palveluntarjoajaa tai toteuttaa toiminto itse. Toisaalta usein palveluntarjoajan toimintatavoille on olemassa joku syy ja olisi hyvä ymmärtää syy ja verrata sitä oman tarpeen juurisyyhyn.
Ulkoiseen palveluntarjoajaan liittyy kustannuksia. Hyvin toimivasta ilmoituskanavasta saatavat hyödyt kuitenkin mitä todennäköisimmin ylittävät nämä parhaimmillaan moninkertaisesti. Ilmoituskanavan uskottavuus varmistaa lain noudattamisen ja hyvät toimintatavat tukevat sellaisten ilmoitusten vastaanottamista, joilla väärinkäytöksiin päästään puuttumaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Terhi Lehtopolku
Seuraavissa artikkeleissa asianajaja Terhi Lehtopolku käsittelee WBD:tä tarkemmin. Terhi käsittelee näissä muun muassa WBD:stä seuraavia velvollisuuksia, ilmoituskanavan toteuttamistapoja ja sitä, kuka voi tehdä ilmoituksen.
Asianajotoimisto HH Partners on valmistelemassa suoraviivaista palvelua, jolla ilmoituskanavan saa helposti käyttöön. Ensimmäisten asiakaskeskustelujen perusteella palvelu tulee sisältämään sekä teknisen alustan että ilmoitusten käsittelyn. Asiakkaalle jää päätösten teko.
Artikkeli on alunperin julkaistu LinkedInissä, jossa artikkelia voi myös kommentoida.
